3. Über Daten und Informationen … oder wie man in einem Unternehmen Informationen generiert.

Pyramide von Zahlen zu Daten und Informationen

Wieso man Daten und Informationen eigentlich nicht mischen sollte – und wie man es in Tabellenkalkulationen richtig macht.

Alle reden über Big-Data, Datenschutz und die Stärke der Daten im Marketing und natürlich für das ganze Unternehmen. Ich versuche an dieser Stelle mal einen Ansatz die Sache mit den Daten ganz fix zu erklären. Und natürlich folgen dann auch Ausführungen darüber, wie man das mit Excel richtig umsetzt.

Step 1: Grundlagen

Wenn die Spezialisten über Daten und Informationen reden, zeichnen sie meist eine Pyramide…

Hier ist sie:

Pyramide von Zahlen zu Daten und Informationen

Von dieser Pyramide sehen die meisten Menschen die Zeichen ganz unten nicht 😉 … es sind die vielen Nullen und Einsen der Programmierer. Und auch die Programmierer sehen die Nullen und Einsen ja heutzutage nicht mehr.

Also gehen wir gleich einen Schritt weiter zu den Daten, wo die Zeichen in einen Zusammenhang (Syntax) gesetzt werden. Daten sind für sich immer einzelne Aussagen. Erst wenn man sie zusammenfasst und kombiniert, werden sie zu Information. Daten sind zum Beispiel der Preis eines Produktes.

Ein Beispiel:

Ein Produkt hat einen Preis von 2,99 €. Wir verkaufen das Produkt am 13.03.2017 einmal um 09:00 und noch einmal um 10:00 und dann noch einmal um 12:30. Das sind die Daten. Also einmal der Preis des Produktes und auf der anderen Seite die Verkaufsvorgänge.

Welche Information ist darin enthalten? Der Umsatz mit diesem Produkt beträgt am 13.03.2017  8,97 €. Darin ist auch die Information enthalten, dass der Umsatz am Vormittag zwischen 08:00 Uhr und 12:00 Uhr 5,98 € beträgt. Man könnte auch sagen, dass  2/3 des Umsatzes (mit diesem Produkt) an diesem Vormittag erzielt wurde – und 1/3 nach zwölf Uhr.

Die Idee ist also, möglichst viele Vorgänge und Daten einzeln zu speichern. Zum Beispiel könnte man zum Verkaufsvorgang ja auch noch das Geschlecht des Kunden speichern, oder das Zahlungsmittel. Erst später werden die Daten zu Informationen zusammengefasst und kumuliert.

Viele der Daten werden inzwischen (insbesondere bei Internet-Verkaufsvorgängen) automatisch gespeichert. Im Elektrohandel fragt man uns nach der Postleitzahl und mehr. Dazu kommen noch die Daten- und Informationsschnippsel aus der geschalteten Google-Werbung und Cookie-Informationen von Usern … und das alles erzeugt die Big-Data-Blase. Wenn man von diesem Buzzword spricht, werden möglichst viele Datenquellen miteinander kombiniert – also auch solche, die vielleicht gar nicht im Unternehmen selbst sind.

Daten kann man in „kumulierte“ Informationen verwandeln.

Datenspeicherung:

Daten werden in Tabellen gespeichert. Diese haben immer die gleiche Form. Oben bezeichnet eine Zeile die Datenfelder und darunter folgen Datensätze.

Felder: Nr. / Vorname / Name / Geschlecht

Datensatz: 1 / Herbert / Müller / m

Die Datenspezialisten speichern nicht alles in eine Tabelle, sondern in mehrere, die in Beziehung zueinander stehen. So macht ein Kunde, z.B. dieser Herbert Müller, Einkäufe in einem Geschäft. Die macht er mehrfach an Unterschiedlichen Tagen. Er erzeugt also bezahlte „Warenkörbe“ an Tagen (und Uhrzeiten) mit unterschiedlichen „Produkten“. In Datenbanken werden die „Einkäufe/Warenkörbe“ und die „Produkte“ und natürlich auch die „Kunden“ in unterschiedlichen Datentabellen abgebildet, die über die sogenannten Primärschlüssel (Indexfelder) in Relation zueinander gesetzt werden. Oftmals in weiteren Tabellen, in denen dann nur noch die Primärschlüssel miteinander kombiniert einen Datensatz ergeben.

Tabellenkalkulationen (so auch Excel) kann man soweit „vergewaltigen“, dass auch hier mehrere Tabellen in Relation zueinander stehen können. Dazu gibt es die Funktion „SVERWEIS“ (VLOOKUP). Eigentlich versucht man damit aber immer wieder Tabellen herzustellen, aus denen man Auswertungen machen kann.

Ich sehe Tabellenkalkulationen aus Auswertungstool für einfache Datentabellen. Relationale Datenbanken und Datenmodelle gehören – aus meiner Sicht – in ein Datenbanktool. In Tabellenkalkulationen – und auch in Excel – entstehen bei der relationalen Verknüpfung von Tabellen oft und zu viele Fehler.

Step 2: Geeignete Daten für Excel-Auswertungen

In Tabellenkalkulationen bleibt man also (meist) bei einer Datentabelle, die man auswertet. Diese Datentabellen werden in Excel sehr häufig durch Informationen angereichert. Das sollte aber pro Datensatz passieren!

Beispiele:

Sind in einer Tabelle Umsätze mit Produkt, Preis und Anzahl des Kaufes gespeichert, so kann man ein weiteres berechnetes Datenfeld mit dem Umsatz (Produkt*Preis*Anzahl) hinzufügen.

Ist in Excel ein Datum gespeichert, so macht es Sinn für spätere Auswertungen den Monat und das Jahr in einem weiteren Feld für eventuelle Gruppierungen (Auswertungen) hinzuzufügen (z.B. =Jahr(A2)).

Wenn man mit Daten in einer Firma arbeitet, die aus einer eigenen Datenbank kommen, sollte man die Informationen aus den Daten möglichst gleich dort berechnen und mit Excel dann auf diese berechneten Abfragen der Datenbank zugreifen. Wenn man allerdings mit Daten aus Kassensystemen oder Buchhaltungssystemen arbeitet, ist das nicht so einfach möglich. Dann können die zusätzlichen Felder in Excel hinzugefügt werden. Häufig bearbeitet man in Excel auch bereits kumulierte oder aufbereitete Daten aus den Systemen, weil diese keinen Zugriff auf die Rohdaten zulassen – oder die Datenmenge der Rohdaten zu groß wäre.

Step 3: Der richtige Weg der Datenanalyse

Der richtige Weg der Datenanalyse in Excel führt (fast) immer über Pivot-Tabellen.

Pivot-Tabellen werden immer in drei einfachen Schritten erstellt:

  1. Benenne den Bereich der Datenquelle mit einem Namen (Spalten markieren und Namen festlegen).
  2. Füge eine Pivot-Tabelle (auf einem neuen Arbeitsblatt) ein, die auf dieser Datenquelle basiert.
  3. Erstelle die Pivot-Tabelle (Kreuztabelle) mit dem Generator.

(Die Erklärung für die Erstellung von Pivot-Tabellen findet sich auf meiner Seite z.B. im Kapitel der Stundenerfassung oder bei der Einnahme-Überschussrechnung).

Wenn man mit Pivot-Tabellen arbeitet, kann man die Datenquelle auf einfache Weise erweitern (z.B. Daten hinzufügen), ohne dass Fehler passieren. Über die Aktualisierung, verändert sich dann auch automatisch die Pivot-Tabelle. Außerdem kann man viele unterschiedliche „Sichten“ auf die Daten erstellen, indem man mehrere Pivot-Tabellen erstellt.

In Excel-Kursen werden oft die Gliederungs- und Sortierfunktionen für „Listen“ mit Zwischensummen o.ä. erklärt. Diese Funktionen kann man im Grunde vergessen, wenn man mit Pivot-Tabellen arbeitet. Diese Funktionen sind – aus meiner Sicht – unnötige Arbeitszeitverbrenner. Auch die Schulungszeit in den Excel-Seminaren kann man sich sparen. Warum?

Wenn man in Excel-Listen z.B. nach Monat sortiert und bezogen auf den Monat Summen auf ein Feld (z.B. Umsatz) bildet… was tut man, wenn der Chef auf einmal die Umsätze pro Wochentag will?… Antwort: Man muss seine Monatsgliederung aufgeben, umsortieren und neu summieren. Das lässt sich vermeiden. Außerdem vermischt man dann in der Datentabelle die Daten Informationen (nämlich den Zwischensummen).

Teilergebnisse Excel

Teilergebnisse Excel: Das „Grauen in Tüten“ für den Datenprofi!

NoGo: Vermischung von Daten und Informationen

Die Vermischung von Daten und Informationen ist aus meiner Sicht einer der größten Fehler, die man bei der Arbeit mit Excel machen kann. Zumindest, wenn man langfristig und professionell mit seinen Tabellen arbeiten will.

Die Ausnahme dieser Regel bilden z.B. Kalkulationen oder Finanzpläne, die einmalig zum Unternehmensstart für einen Bankkredit erstellt werden. Solche Finanzplanungen entstehen ganz natürlich, indem man Schritt für Schritt von der Umsatzplanung und Planung der variablen Kosten zur Plan-Gewinn- und Verlustrechnung kommt. Doch schon, wenn das Investitionsbudget viele Posten hat, lohnt sich zum Beispiel der Einsatz einer strukturierten Datentabelle mit Pivot-Auswertung für diesen Bereich.

Sobald man im laufenden Geschäftsbetrieb ist, wird man die Finanzpläne mit der Buchhaltungssoftware abstimmen wollen. Und ab da gilt es, die Planung ebenso in einer strukturierten Liste vorzunehmen, damit diese Daten später mit den Daten aus der Buchhaltung kombiniert werden können. Mehr dazu schreibe ich in dem Artikel „Einen echt guten Finanzplan erstellen und mit dem Buchhaltungssystem abgleichen“.

Bei der Arbeit mit Daten, die mit Informationen vermischt sind warten auf den User darüber hinaus eine Vielzahl von Fehlerquellen. Sicherlich kennen viele die Situation, dass man bereits eine Summe gebildet hat, einem dann aber doch noch ein Posten einfällt: Zellen einfügen, Daten ergänzen… und schon ist es passiert… Dieser neue angefügte Posten ist sehr oft nicht in der Summe enthalten!

Informationsinseln in Unternehmen – die Arbeitszeitverbrenner

In Unternehmen gibt es Vorgesetzte. Und diese Chefs (oder die Mitarbeiter selbst) wollen immer möglichst schnell Informationen. Der gefragte Mitarbeiter hat oft gar nicht die Zeit, zu überlegen, wo wohl die Daten für diese Informationen liegen und wie wohl der richtige Weg wäre, die Information dauerhaft und immer aktuell parat zu haben. Statt dessen sammeln Mitarbeiter Informationshäppchen von hier und da und fügen diese temporär zu eigenen kleinen Informationssystemen zusammen. So gibt es dann in der Folge in einer Firma an jeder ‚Assistenzstelle‘ eine Vielzahl von Excel-Tabellen, die von einzelnen Mitarbeitern gepflegt werden – oftmals sind diese Tabellen natürlich der ganze Stolz der einzelnen Mitarbeiter.

Ich muss nicht sagen, dass diese Informationssammlung nicht der goldene Weg ist.

Der goldene Weg wäre, alle Führungskräfte an einen Tisch zu holen und zu besprechen, welche Informationen für die erfolgreiche Führung des Unternehmens benötigt werden… und natürlich wo die dafür erforderlichen Daten zu finden sind. Bestenfalls sind diese dann später für alle Mitarbeiter auf ihren Smartphones abrufbar.

Excel und andere Tabellenkalkulationen sind da dann wirklich nur noch ein Hilfsmittel, schnell und einfach neue Sichten auf die Firmendaten zu erstellen.

Step 4: Wissen und Aktion

Das füge ich hier nur der Vollständigkeit halber hinzu: Excel weiß nichts! Nur durch die Kombination unterschiedlicher Informationen, persönlicher Erfahrung und subjektiver Einschätzung entsteht das Know-How wirklich Entscheidungen für Aktionen zu treffen.

Bevor Du in Deinem Unternehmen die nächste Informationsinsel aufbaust oder mal wieder ganz schnell eine kurze Tabelle für den Chef oder die Chefin erstellst, überlege kurz, ob sich diese nicht in einem Firmen-internen Informationssystem befindet… und auf welchem Weg man sie dort heraus bekommt.

Moderne Gastronomie-Systeme – Ein wunderschönes Beispiel!

Eine Freundin von mir hat eine kleine Bar. Gleich zum Start hat sie eines dieser neuen Kassensysteme auf Basis eines Tablet-PC angeschafft. Wirklich klasse das Teil! Es ist im W-Lan und damit überall in der Bar einsetzbar. Die Daten werden automatisch in einer (hoffentlich) sicheren Cloud gespeichert. Und am Abend bekommt sie einen Abrechnungsbon mit der Auflistung aller Umsätze.

Was sie vergessen hat: Man konnte die Umsätze sogar Kategorien zuordnen. Und man kann dort sogar den Verbrauch (harter) Alkoholika pro Drink eingeben (also z.B. 0,2cl Gin bei einem Gin-Tonic). Darauf komme ich ganz am Ende noch mal zurück.

Sie hat also die Umsatzbons gesammelt, auf DinA4-Papier geklebt und am Ende des Monats die Mehrwertsteuer und die Nettoumsätze mit den Belegen an ihren Steuerberater geliefert. Wie sie das zusammengerechnet hat, ist eigentlich egal (in diesem Fall hat sie eine Rechenmaschine genutzt).

Nach einem kurzen Check des „Back-End“ (Browser-basiert) dieses durchaus guten Systems habe ich heraus gefunden, dass man dort ganz übersichtlich die Umsätze pro Tag und pro Monat sehen kann. Sogar pro Warengruppe (wenn man sie denn eingerichtet hat). Das Tollste: Man konnte alle Rohdaten exportieren. Das habe ich natürlich sofort getan!

Aus den Rohdaten von einem Monat konnte man in Excel mittels einer Pivot-Tabelle genaue Auswertungen machen. Und mit etwas Geschick konnte man die Daten sogar anreichern.

Auf einmal waren folgende Aussagen möglich (Beispiel):

  1. Wie hoch sind die Umsätze durchschnittlich an bestimmten Wochentagen.
  2. Was wird an welchen Wochentagen getrunken.
  3. Was trinken Jazz-Fans bevorzugt. (wenn man den Veranstaltungskalender hinzugefügt hat)
  4. usw. usw.

Und die Meldung an den Steuerberater… …die war mit einem Mausklick auch fertig. Keine Bons, keine Rechenmaschine, sondern einfach saubere Daten mit einer übersichtlichen Auswertung.

Wenn man nun konsequent, die Daten aller Monate in dieses System tun würde – und zwar wirklich immer in die gleiche Tabelle (und nicht etwas immer in eine neue Tabelle) , könnte man sich in windeseile tolle Umsatzgrafiken und sogar Vorjahresvergleiche erstellen. Man könnte sehen, ob Verkaufsaktionen einen positiven Einfluss auf den Umsatz haben usw. usw.

Das ist vielleicht für Profis alles nicht neu! Es ist aber weiterhin gängige Praxis, dass Chefs oder Mitarbeiter von Unternehmen mit elektronischen Verkaufssystemen am Abend ihre Bons und Belege per Hand addieren.

Und übrigens: Trotzdem man auf seine Mitarbeiter vertrauen sollte, ist gerade in der Gastronomie Kontrolle manchmal besser. Insofern macht es Sinn, Verbrauchsmengen in das Kassensystem einzugeben, um so hinterher Wareneinsatz und verbrauchte Menge miteinander abzugleichen.

 

Ich hoffe, dass dieser kleine Ausflug in die Welt von Daten und Informationen hilfreich ist. Wenn Euch etwas fehlt oder Ihr Fragen habt, meldet Euch gern per Kommentar oder E-Mail. Bei meinen folgenden Artikeln werde ich immer wieder auf dieses Thema zurück kommen. Es ist einfach wichtig und die Grundlage für die erfolgreiche Arbeit von Unternehmen.
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