4. Schnell mal eine Einnahme- Überschussrechnung mit Excel erstellen

Einnahmeueberschussfinanzam

So einfach ist das: Einnahme-Überschuss-Rechnung mit Excel. Step by Step erklärt.

Die Steuererklärung und die damit einhergehende Einnahme-Überschuss-Rechnung erzeugen bei Freiberuflern oft Angstzustände. Die Aufgabe wird soweit nach hinten verschoben, dass dann oft Nächte gearbeitet werden.

Als Einstieg erzähle ich natürlich erst einmal, welche Vorteile es haben kann, das selbst zu machen – und es mit Excel zu machen.

Übrigens ginge Google-Tabellen ganz genauso (bietet aber nicht soviel Funktionsumfang und ist etwas langsamer).

Wer will, lädt sich die fertige Datei gleich hier herunter.

Excel versus Buchhaltungssoftware versus Steuerberater

Die meisten Freiberufler haben einen Steuerberater, dem sie die Belege in geordneter Reihenfolge übergeben. Die Steuerberater geben die Belege in eine Buchhaltungssoftware (fast in allen Fällen Datev) ein. Die höchsten Kosten entstehen also im Grunde nicht bei der Steuerberatung selbst – und auch nicht bei der finalen Erstellung des Jahresabschlusses. Ein Großteil der Kosten entsteht durch das pure Erfassen von Belegen.

Diesen Kosten kann man aus dem Weg gehen, wenn man eine Buchhaltungssoftware benutzt – zum Beispiel Lexware. Die muss man aber erst einmal verstehen. Wenn man trotzdem einen Steuerberater hat, so werden die Daten oft doppelt erfasst – wenn man sie nicht ordentlich exportiert (tatsächlich gibt es Steuerberater, die Lexware-Daten importieren können – das spart Aufwand!).

Statt der Buchhaltungssoftware gibt es inzwischen brauchbare Online-Portale für die Buchhaltung. Hier gibt es den Link zu einer Marktübersicht: Klick. Wie gut man hier die Daten exportieren kann und ob man mit Kostenstellen und Kostenträgern arbeiten kann, hängt von der genutzten Anwendung ab.

Ich mache meine Einnahme-Überschuss-Rechnung mit Excel.

Die Vorteile von Excel:

  1. Man ist sehr flexibel in der Gestaltung der eigenen Einnahme-Überschuss-Rechnung bezüglich der späteren Auswertungen.
  2. Man muss kein Buchhalter sein und auch nichts über Konten wissen.
  3. Die Daten sind offen und damit nachvollziehbar und übersichtlich.
  4. Die Auswertung kann vom Steuerberater für einen (geprüften) Jahresabschluss genutzt werden.
  5. Wenn man Korrekturen hat, ist dies viel einfacher, als in einem Buchhaltungsprogramm.

 

Die Nachteile von Excel:

  1. Die Daten liegen offen und man kann schneller mal Fehler machen oder aus Versehen etwas löschen. Also: Immer schön Sicherungskopien machen und schauen, was man tut.
  2. Man benutzt (man könnte natürlich) keinen allgemeinen Kontenplan. Die Daten sind nicht vom Steuerberater nutzbar. Die Auswertung (Information) schon… siehe Punkt 4. der Vorteile.
  3. Sobald man einen Jahresabschluss mit Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz benötigt, wird es schwierig (bis unmöglich).
  4. Man sollte etwas Grundwissen über Abschreibungen und bestimmte Steuerregeln haben (z.B. Bewirtungskosten).

Wenn man sich in das Abenteuer Tabellenkalkulation und Excel stürzen will, dann kann man als Freiberufler (insbesondere mit wenig Belegaufkommen) mit Excel eine ordentliche und flexibel auswertbare Einnahme-Überschussrechnung erstellen. Wenn man gar keinen Steuerberater hat und selbst etwas Kenntnisse über Abschreibungen und Steuern verfügt, ist das in jedem Fall ein guter Weg.

Wenn man einen Steuerberater hat, würde ich mit dem Steuerberater die Vorgehensweise und die Anforderungen besprechen.

Step 1: Zwei Tabellen…

Ich gehe im Folgenden davon aus, dass man umsatzsteuerpflichtig ist! Falls nicht, ist die Vorgehensweise nur leicht anders.

Bei einer Einnahme-Überschuss-Rechnung gibt es im Grunde nur zwei Arten von Daten.

  1. Einnahmen und Ausgaben.
  2. Investitionen bzw. Abschreibungen.

Es werden also zwei Tabellen benötigt. Die Tabelle der Einnahmen und Ausgaben ist die Haupttabelle, in die am Ende des Jahres auch die Abschreibungen eingehen. Die Investitionen und Abschreiben werden in einer zweiten Tabelle erfasst und später in die Haupttabelle übernommen.

Step 2: Die Einnahmen und Ausgaben / Das Datenmodell

Als erster Schritt werden in die erste Zeile (ab der Zelle ‚A1‘) die Datenfelder geschrieben. Es kann sein, dass einem später noch etwas einfällt, was mit erfasst werden soll – dann kann man einfach ein Datenfeld einfügen.

ID Fortlaufende Nummer des Beleges (So liegt das dann auch im Ordner abgelegt – kleine Nummer unten)
Typ Hauptunterscheidung in Einnahmen und Ausgaben
Art Weitere Unterscheidung: Rechnung, Vertrag (z.B. Miete), Abschreibung
Konto Sachliche Zuordnung: z.B. Raumkosten, Beratungskosten, Büromaterial, Marketing
Unterkonto Weitere sachliche Untergliederung: Google-SEM, Druckkosten, Anzeigenschaltung
Projekt Wird ausgefüllt, wenn man später die Ausgaben und Einnahmen zu einem Projekt sehen will
RE-Datum Das Datum der Rechnung
ZA-Datum Das Datum der Zahlung
Status Bezahlt
Zahlungsweg Bank oder Bar/Kasse, eventuell unterschiedliche Konten
RE-Nummer Die Rechnungsnummer (der Eingangs- oder Ausgangsrechnung)
Partner Der Kunde (Einnahme) oder der Rechnungssteller
Weitere Hinweise Raum für Notizen…
Netto Nettobetrag (Negativ für Ausgaben)
Ums.St.-Satz Umsatzsteuersatz: 0%, 7%, 19%
Ums.St. Der Betrag der Umsatzsteuer (errechnet oder eingetippt) (Negativ für Ausgaben)
Brutto Der Bruttobetrag (errechnet oder eingetippt) (Negativ für Ausgaben)
Anrechenbar Wichtig für Bewirtungsbelege – wenn nur ein Anteil anrechenbar ist
Hinweis: Es ist einfach den anrechenbaren Betrag in das Feld Netto/Brutto einzutragen! Das spart mehrere weitere Felder.
Monat Formel aus dem Datum – in den meisten Fällen das Zahlungsdatum! „=MONAT(H2)“
Jahr Formel aus dem Datum – in den meisten Fällen das Zahlungsdatum „=JAHR(H2)“

So sieht das dann aus… ich habe schon ein paar Beispieldaten eingetragen:

Einnahmeüberschussrechnung 1

Ich hoffe, dass dies nachvollziehbar und logisch ist. Wenn nicht, schickt mir bitte einfach eine E-Mail mit Eurer Frage.

Wenn man jetzt mit der Maus eine der Spalten mit Beträgen markiert, dann erhält man bereits ein erstes Ergebnis in der unteren Statusleiste von Excel. Aber Achtung: Hier sind auch unbezahlte Rechnungen berücksichtigt!

Einnahmeüberschussrechnung 2

Step 3: Die Investitionen und Abschreibungen

Vorabinformationen…

Auch Freiberufler können größere Investitionen nicht gegenüber der Steuer im Jahr der Anschaffung geltend machen. Daher müssen Investitionen anders betrachtet werden, als die normalen Zahlungsausgänge für Eingangsrechnungen und Umsätze für Ausgangsrechnungen.

Es gibt unterschiedliche Ansätze der Betrachtung von Abschreibungen. Hier ist das ganz gut erklärt: Klick.

Im Folgenden gehe ich davon aus, dass Ihr als Freiberufler die normale Abschreibung von GWG wählt (und nicht die Poolabschreibung).

Es gilt also (Stand 2017):

  1. Alle Ausgaben für Güter oder Dienstleistungen bis 150 Euro sind sofort wirksame Betriebsausgaben.
  2. Alle Ausgaben für sogenannte Geringwertige Wirtschaftsgüter (eigenständig nutzbar) von 150 bis 410 Euro kann man im ersten Jahr ganz abschreiben.
  3. Nur die Ausgaben für Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens (also alles, was „bleibt“), die über 410 Euro kosten, werden über einen bestimmten Zeitraum abgeschrieben.

 

Die Zeiträume der Abschreibung erfahrt Ihr per Google-Suche im Internet… sie werden oft heiß diskutiert. Und tatsächlich… man kann drüber streiten. Hier gibt es eine offizielle Tabelle (weiter hinten findet sich die alphabetische Auflistung), Klick.

Daraus ergibt sich z.B. für eine Kamera (noch) ein Abschreibungszeitraum von 7 Jahren, obwohl Kameras heutzutage im professionellen Betrieb oft nach 3 oder 4 Jahren ersetzt werden. Für Laptops gelten z.B. 3 Jahre (obwohl mein Macbook Pro jetzt schon 7 Jahre im Betrieb ist 😉 ). Übrigens: Es ist oft so, dass man gegenüber dem Finanzamt auch argumentieren kann. So werden für Digitalkameras häufig kürzere Nutzungszeiträume/Abschreibungszeiträume akzeptiert.

Bei Freiberuflern fallen oft nicht so viele Abschreibungen und Investitionen an! Daher kann man die Berechnung in Excel ausnahmsweise schmal halten. Ich meine damit: Wir gestalten sie flexibel und auf einem Blatt.

Die Praxis in Excel

Wie üblich wird wieder eine neue Tabelle (auf einem neuen Arbeitsblatt in der gleichen Arbeitsmappe) angelegt.

Diese Tabelle hat nun folgende Felder:

ID Fortlaufende Nummer
Status Aktuell oder fertig abgeschrieben (wird geändert wenn abgelaufen)
Bezeichnung Freitext für die Beschreibung
RE-Nummer Rechnungsnummer
RE-Datum Rechnungsdatum
Zahldatum Zahldatum
Typ1Jahr Abschreibung im ersten/letzten Jahr „=WENN(MONAT(F2)<7;1;0,5)“
Zahlungsweg Bank oder Bar
Netto Nettobetrag
Ums.St.-Satz Umsatzsteursatz
Ums.St. Umsatzsteuer
Brutto Bruttobetrag
Zeitraum Abschreibungszeitraum lt. AFA-Tabelle
Betrag1/letztesJahr Betrag im ersten und letzten Jahr „=WENN(G2=1;I2/M2;(I2/M2)/2)“
Betrag Betrag in den übrigen Jahren „=I2/M2“
Ende Ende der Abschreibung „=WENN(G2=1;JAHR(F2)+M2;JAHR(F2)+M2+1)“

Wie man sieht gibt es eine Besonderheit. Wenn man Güter in der zweiten Jahreshälfte kauft, dann wird im ersten Jahr nur die Hälfte abgeschrieben. In den Folgejahren der normale „Jahresbetrag“ und im letzten Jahr wiederum die fehlende Hälfte. Der Zeitraum verlängert sich also um ein Jahr, wenn man Dinge in der zweiten Jahreshälfte kauft (bzw. bezahlt).

Die Umsatzsteuer dieser Investitionen kann im ersten Jahr komplett geltend gemacht werden!

Step 4: Übertrag der Abschreibungen in die Haupttabelle

Am Ende des Jahres können die Abschreibungen manuell in die Haupttabelle der Einnahme-Überschussrechnung übertragen werden.

Folgende Ausnahme: Bei Neuanschaffungen kann die Umsatzsteuer voll geltend gemacht werden. Insofern sollte man diese Einträge sofort machen.

Das sieht dann in etwa so aus:

ID50; Abschreibung, Laptop, Netto 411,58 Euro (also der Abschreibungsbetrag), 234,60 Euro (die Gesamte Umsatzsteuer im ersten Jahr) usw.

Im Folgejahr wäre die Umsatzsteuer dann 0 Euro… ich würde den Eintrag dann zum 31.12. machen.

Step 5: Auswertung

Wer mich kennt und schon den Beitrag über Überstunden , weiß was jetzt folgt! Die Haupttabelle wird per Pivottabelle ausgewertet.

  1. Den Bereich der gesamten Tabelle (alle Spalten) der EinnahmeÜberschussrechnung markieren und über den Befehl Reiter „Formeln“, „Namen definieren“ mit einem Namen bezeichnen: z.B. „Liste“.
  2. Über den Befehl Reiter „Einfügen“, Pivottabelle eine neue Pivot-Tabelle auf einem neuen Blatt erstellen, die sich auf den Bereich der „Liste“ bezieht. (Statt einem Zellbezug, tippt man einfach das Wort „Liste“, also den vergebenen Namen ein).
  3. Die Pivot-Tabelle mit dem Generator gestalten.

 

Die wichtigste Übersicht wird so aussehen:

  1. Als Gesamtfilter der Tabelle wählt man Jahr (es sei denn man will eine Jahresübersicht).
  2. Die Summenwerte sind NETTO und UMS.ST. – und zwar jeweils als Summe.
  3. In die Zeilen kommt zunächt der Mehrwertsteuersatz! Bei der monatlichen Meldung (oder Quartalsmeldung) wird bei der Umsatzsteuer ja nach dem Umsatzsteuersatz gefragt – insofern ist diese Unterscheidung sinnvoll.
  4. Dann kommt in die Zeilen (je nach Detailbedarf) der Typ und das Konto hinzu (die Art würde ich hier erst einmal weglassen).
  5. In die Spalten kommt der Monat.

 

Ein paar Tricks dazu:

  1. Das Wort Spaltenüberschriften und Zeilenüberschriften kann man durch einen eigenen Eintrag ersetzen.
  2. Excel benennt die errechneten Felder immer so: „Summe von Netto“. Das ist sehr lang. Eigentlich soll da ja nur „Netto“ stehen. Man kann das Feld einfach „Netto“ nennen – bekommt dann aber eine Fehlermeldung, weil es diesen Namen schon gibt (und zwar in der Felderliste selbst). Abhilfe: Man setzt einfach ein Leerzeichen (Freizeichen) hinter „Netto“ (also: „Netto „) und schon funktioniert es.
  3. Das häßliche Grün kann man über den Reiter „Entwurf“ durch andere Farbvorlagen ersetzen.
  4. Oben kann man im Hauptfilter das Jahr auswählen.
  5. Man kann die Monate auswählen (Filter), falls man z.B. eine Quartalsansicht wünscht.

 

Mit den wenigen Beispieleinträge (s.o.) sieht das Ergebnis dann so aus:

Einnahmeüberschussrechnung Pivottabelle

Step 6: Weitere Übersichten und Hinweise

Jetzt kann man ganz einfach die Pivot-Tabelle (oder das Arbeitsblatt) kopieren und weitere Übersichten machen (besser man macht das jeweils auf einem neuen Arbeitsblatt.

Im Gegensatz zu einem Buchhaltungsprogramm genießt man jetzt die Vorteile der Flexibilität mit Excel.

Man kann z.B. Übersichten je Kunde machen (über das Feld Partner und einen Filter Einnahmen/Rechnungen) oder Projekte anzeigen. Oder man erstellt Jahresübersichten oder Monatsvergleiche. Wenn man feststellt, dass Daten fehlen, kann man einfach ein Datenfeld hinzufügen und dort die Daten nachtragen. Hinterher kann man eine Auswertung machen.

Habt Ihr Fragen? Dann schreibt mir bitte einfach eine E-Mail. Ich richte solche Modelle sehr gern als erste Buchhaltung für Start-Ups und Freiberufler ein. Das spart einige Kosten beim Steuerberater! Natürlich mache ich keine Steuerberatung (das nur als Hinweis, damit ich hier keinen juristischen Ärger bekomme).

Die Datei (Einnahmeüberschussrechnung) kann man hier gleich herunter laden.

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Winfrid Tiede
Unternehmensberater
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