6. Eine Finanzplanung über 3 Jahre mit Excel erstellen

Excel

Einen Finanzplan über 3 Jahre mit Excel erstellen. Grundlage für Start-Ups und Gründer.

In diesem Blogbeitrag erkläre ich Schritt für Schritt, wie man einen Finanzplan für einen geplante Unternehmung erstellt. Los geht es mit der Umsatzplanung… und alles endet mit dem Cash-Flow und dem Finanzbedarf.

Vorlage für einen Finanzplan über 3 Jahre in Excel – KLICK für die Datei

(für eventuelle Fehler übernehme ich keine Haftung)

Selbst machen (versus Vorlage)

Es gibt diverse (unzählige!) Vorlagen für die Erstellung von Finanzplänen. Ich empfehle immer einen ganz eigenen Finanzplan mit Excel von Grund auf neu aufzubauen. Nur dann versteht Ihr den Finanzplan wirklich selbst und könnt die Potentiale von Excel voll ausschöpfen.

Bei einigen Anträgen (Gründerzuschuss) und Banken werden bestimmte Formate des Finanzplanes gefordert. Ich orientiere mich an diesen Formaten. Ich würde aber immer zunächst mit einem eigenen Plan beginnen und später die Ergebnisse einfach in die geforderte Vorlage kopieren. Oftmals sind Bankberater oder auch Berater der Arbeitsagenturen von einem eigenen Finanzplan begeistert und verzichten dann auf die Vorlage ihrer Institution.

Kosten und Erträge versus Einnahmen und Ausgaben

Freiberufler arbeiten in ihrer Buchhaltung meist mit Einnahmen und Ausgaben (und nicht mit Kosten und Erträgen). Mein Ansatz ist es, mit Kosten und Erträgen zu arbeiten.

Es besteht zu Anfang bei Freiberuflern oft keine Umsatzsteuerpflicht. Ich berücksichtige die Umsatzsteuer immer.

Was ist der Unterschied?

Beim Ansatz des Finanzplanes mit Kosten und Erträgen werden Investitionen (also z.B. ein Computer, der über 410 Euro kostet /Stand 2017)) in einer gesonderten Tabelle erfasst und als Abschreibung in der Planung berücksichtigt.

Im Grunde wird eine sogenannte Plan-Gewinn-und-Verlustrechnung erstellt, die später in den Cash-Flow (die tatsächlich fließenden Geldmittel) zurück gerechnet wird.

In diesem Ansatz sind (natürlich) auch die Umsatzsteuer, andere Steuern und Kredittilgungen (und Auszahlungen) zunächst nicht Bestandteil der Planung, da sie keine Kosten oder Erträge sind, sondern reine Geldflüsse (Einnahmen und Ausgaben).

Was wird als Excel-Know-How benötigt?

Während ich in anderen Artikeln dieses kleinen Blogs darauf schwöre, immer mit Datenlisten und Pivot-Tabellen zu arbeiten, wird der Finanzplan nicht mit einer Liste beginnen. Beim Finanzplan werden also ganz klassische Funktionen von Excel benutzt.

Folgende Funktionen sollte man kennen:

  1. Die Funktion des Zellbezuges.
  2. Einfache Rechenoperationen mit Zellen.
  3. Die Summenfunktion
  4. Relative und absolute Zellbezüge und deren Funktion
  5. Die Verwendung von Namen in Excel für absolute Zellbezüge
  6. Kopierfunktionen (unten/rechts ausfüllen)
  7. Einfache Zahlenformate
  8. Einfache Formatierungsfunktionen

 

Ich versuche diese Funktionen im Folgenden immer anzureißen, so dass auch jemand mit wirklich rudimentären Excel-Kenntnissen einen Finanzplan erstellen kann.

Es gibt nicht den ‚einen‘ Finanzplan

Alle Finanzpläne werden für unterschiedliche Zwecke erstellt und sehen damit auch unterschiedlich aus.

Vor allem aber unterscheiden sich natürlich Pläne für bestehende Unternehmen, die eventuell nur einen Finanzplan für einen neuen Unternehmenszweig benötigen von Plänen von freiberuflichen Gründern oder von kleinen Start-Ups.

Beim sogenannten Gründerzuschuss gibt es auch immer einen Teil, der sich „persönlicher Bedarf“ nennt. Diese Information fließt ganz am Ende in die Finanzplanung ein. Bei einem Start-Up und bestehenden Unternehmen würde sich das dann „Entnahme“ nennen. Viel häufiger werden aber die Gründer zum Angestellten ihrer eigenen Firma. Dann gibt es keinen ‚persönlichen Bedarf‘, sondern Gehälter und deren Nebenkosten. Die Gehälter sind natürlich Kosten und Bestandteil der Gewinn- und Verlustrechnung.

Alles schön nacheinander… das wird gemacht

Bei der Erstellung des Finanzplanes sollte man nicht in Panik verfallen. Immer wenn etwas fehlt, geht es wieder einen Schritt zurück.

Ich rechne für die Erstellung eines wirklich guten Finanzplanes mit einem Zeitaufwand von 8 Arbeitsstunden.

Die Schritte sind folgende:

1. Umsatzplanung

2. Wareneinsatz

3. Investitionsplanung

4. Personalkosten

5. Plan-Gewinn- & Verlustrechnung

6. Persönliche Bedarf

7. Eventuelle Kreditberechnungen / Finanzierung

8. Finanzplan/Cash-Flow/Finanzbedarf

 

Der Begriff der Finanzplanung ist also irgendwie irreführend. In diesem Ansatz werden erst ganz am Ende die Kosten und Erträge zu einer Finanzplanung zusammen geführt. Finanzen sind ja eigentlich ‚Geldmittel‘ – und darum geht es erst ganz zum Schluss.

1. Die Umsatzplanung

Ich persönlich beginne immer mit der Umsatzplanung. Beim Umsatz gibt es womöglich viele Variablen und meist auch Vorabkalkulationen. Die Umsatzplanung kann sehr verschieden aussehen und wirklich mehrere Vorabschritte haben. Wird eine Dienstleistung angeboten?

Dieser kleine Artikel könnte sehr komplex werden, wenn  z.B. die Planung eines Einzelhandelsgeschäftes mit Mode geplant wird. Man hat dann natürlich verschiedenste Artikel in Warengruppen, für die der Umsatz (und später auch der Wareneinsatz) geplant werden muss. In diesem Fall beginnt man die Planung manchmal auch mit dem Wareneinsatz (insbesondere, wenn die Geldmittel für den Wareneinsatz begrenzt sind).

Für die Umsatzplanung werden üblicherweise Dienstleistungsgruppen (Angebote) oder Warengruppen mit durchschnittlichen Preisen kalkuliert. Diese werden dann mit einer geplanten Menge multipliziert. Fertig. Kompliziert ist eher die Bildung sinnvoller Warengruppen/Dienstleistungsarten und die Schätzung der Verkaufslage.

 

Jetzt aber los!

Man öffnet eine neue Excel-Arbeitsmappe (oder ein andere Tabellenkalkulation).

Ich empfehle, die gesamte Arbeitsmappe über das generelle Format auf 8 Punkt zu formatieren. Diese Größe ist für spätere Ausdrucke oder Erstellung von PDF-Dateien mit Jahresübersichten eine geeignete Größe.

Die Arbeit beginn oben links – aber ausnahmsweise nicht ganz oben in Zelle A1, sondern in C1.

In C1 schreiben wir das Jahr (z.B. 2018). Darunter in C2 den Monat (1). In D2 kommt eine 2 für den Februar. C2 und D2 werden beide markiert und mit dem kleinen schwarzen Kreuz am rechten unteren Zellenrand nach rechts bis zum Monat 12 kopiert. Die 12 steht dann in N2. In o2 kommt dann noch das Wort Summe. Dort erscheint später die Summe für das Jahr.

In Zelle A3 schreibe ich jetzt das Wort Saisonindex. Wie man später merken wird, kann die Nutzung von Indizies bei solchen Berechnungen die Planung sehr beschleunigen. Man muss nicht mit Indes planen! Aber ich erkläre es hier später kurz.

Darunter, also ab A4 folgen Warengruppen, Preise und geplante Mengen bzw. Dienstleistungen.

(Die Spalte B lasse ich absichtlich frei. Manchmal benötigt man sie für Zusatzinformationen oder bestimmte Rechenoperanden).

Nachdem man (mit Doppelclick auf den rechten Rand der Spalte A (oben)) die Zellenbreite angepasst hat, sieht das so aus:

Finanzplanung mit Excel - Umsatzplanung 1

 

Ein Preis oder ein variabler Preis?

Jetzt kommt die freie Spalte B ins Spiel… hat man einen gleichbleibenden Preis für ein Produkt, so könnte man hier z.B. den Preis eintragen und damit im Folgenden weiter arbeiten. Ich mache Beides! Zunächst benenne ich einen Grundpreis und verwende diesen für alle Folgezeiträume. Wenn man später doch noch etwas anpassen will und den Preis (über die Jahre) ändern will, dann kann man das immer noch manuell tun.

Ich trage also meine Grundpreise in die Spalte B bei den Preisen ein (B6 für die Warengruppe 6). Achtung: Hier werden Nettopreise (ohne Mehrwertsteuer) eingetragen!

EXKURS: Ich trage in den Feldern für die Grundpreise Formeln ein. Diese lauten =12,50/(1+Umsatzsteuer17). „Umsatzsteuer17“ ist ein Name, den ich auf einem weiteren Tabellenblatt mit Variablen eintrage. Es ist sinnvoll, feste verwendete Variablen auf einem gesonderten Tabellenblatt einzutragen und dort „Namen“ zu verwenden. Das vermeidet Fehler. Noch eleganter wäre es, z.B. die Preise für die Warengruppen usw. in einer Vorkalkulation mit angenommenen Durchschnittswerten zu ermitteln.

Als nächsten Schritt überträgt man den ersten Preis in den Monat Januar. Und zwar mit der Funktion „=$B6“. Dann steht der Preis für die erste Warengruppe/Dienstleistungsgruppe im Januar. Das „$“-Zeichen vor dem B dient dafür, dass sich dieser Zellbezug später beim Kopieren korrekt verhält. Der Preis steht immer in der Spalte „B“ … aber in den Zeilen haben wir (weiter unten) unterschiedliche Preise.

Die absoluten und relativen Zellbezüge mit $-Zeichen vor den Zellbezügen (z.B. $A1), können über die Funktionstaste F4 sehr schnell verändert werden. (auf dem Mac FN und dann F4 klicken). Man muss sich dazu mit dem Cursor direkt hinter dem Zellbezug befinden.

Jetzt wird die Zelle B6 per rechts ausfüllen bzw. mit dem kleinen schwarzen Kreuz bis zum Dezember kopiert.

Daraufhin kann man den gesamten Bereich von Januar bis Dezember in dieser Zeile (hier Zeile 6) markieren, kopieren und bei den anderen Preisen einfügen.

So soll es aussehen:

Die Menge planen (mit Index)

Erst einmal habe ich jetzt eine Idee – und man sollte bei solchen Planungen ja immer flexibel bleiben 😉 !

Ich etabliere neben dem Saisonindex noch einen Steigerungsindex oder Wachstumsindex. Diesen kann man unter dem Saisonindex einfügen. Also einfach Zeile einfügen unter Saisonindex.

Die Nutzung von Indizies für die Planung macht diese für Euren Bankberater oder andere Leser Eures Finanzplanes nachvollziehbar.

Übrigens: Natürlich könnte man für jedes Produkt und jede Dienstleistung eigene Indizies zur Planung eintragen. Der Einfachheit halber mache ich das in diesem Beispiel nicht!

Saisonindex

Den Saisonindex nutzt man – in diesem Beispiel – , um die Umsatzmengen pro Jahr zu planen und diese dann über das Jahr zu verteilen.

Man trägt also eine (realistische) Menge für ein Produkt in die Spalte „O“ bei den Summen ein.

Nun kann man beim Saisonindex einfach Zahlen eintragen. Dazu gibt es verschiedene Ansätze…

  1. Man trägt die Zahlen so ein, dass die Summe am Ende 100 ergibt. Dann ist die Basis nicht so gut erkennbar.
  2. Man trägt Zahlen ein, die z.B. immer unter 100 und über 100 liegen… dann sieht man Schwankungen gut.
  3. Man kann auch völlig willkürlich Zahlen eingeben.

Man bildet zunächst eine Summe in der Zeile des Saisonindex, also in der Zelle „O3“: =SUMME(C3:N3)

Ich gehe jetzt davon aus, dass es ein Sommerloch gibt und ein kleines Winterloch sowie höhere Umsätze im Frühling und in der Herbstzeit.

Ich nutze die Methode in den Bereich von C3 bis M3 Zahlen rund um „100“ einzutragen und versuche diese auf eine Indexsumme von 1000 zu bringen. Das ist für viele Menschen nachvollziehbar.

Den entwickelten Index kann man jetzt ausprobieren.

Man kann Schrittweise probieren:

  1. In Zelle „C8“ steht im Beispiel die Menge der Warengruppe 1 im Januar 2018. Wenn man dort die Formel „=($O8/12)“ einträgt und z.B. 1.000 Produktverkäufe (Menge) im Jahr plant ist das Ergebnis „83,33“. Kopiert man diese Formel nach rechts bis vor die Summe steht dort 12 Mal die Zahl 83,33. In „P8“ mache ich eine Checksumme über den Bereich von C bis N. Dort steht dann auch die 1.000. So bin ich sicher, dass das stimmt. Dieses wäre jetzt eine saisonale Gleichverteilung über alle Monate.
  2. Jetzt das Gleiche aber mit Index: Man nimmt die Gesamtmenge (Jahressumme) und multipliziert sie mit dem Index des Monats und teilt durch die Summe der Indexwerte: =$O8*C$3/$O$3 … die oben gemachte Checksumme müsste wieder gleich mit der geplanten Jahresmenge sein, nachdem man die Formel nach rechts ausgefüllt hat.
  3. Nun kann man diese Zeilen wie beim Preis in die korrekten Zeilen kopieren. Wer unsicher ist (oder sicher sein will) kopiert sich auch die Formel der Checksumme.

So sieht das aus:

Finanzplanung mit Excel, Umsatzplanung 3

Die Ergebnisse zeigen unrunde Verkäufe. Meint: Es werden 0,8 oder 82,5 Produkte oder Dienstleistungen verkauft. Das ist an dieser Stelle nicht wichtig!

Wachstumsindex hinzufügen

Nun trägt man in die Zeile 4 den Wachstumsindex ein. Ich mache das meist so, dass ich die „100“ erst im zweiten oder dritten Jahr plane. Man beginnt mit recht kleinen Werten – das ist realistisch.

Ich beginne in meinem Beispiel mit 10 und Ende bei 70. In der Summe kommt dieser Index für das Jahr (2018) auf 455. Diese Zahl ist völlig willkürlich! (Die Summe ist willkürlich und ergibt sich aus den Planwerten).

Nun muss die erste Formel inklusive Wachstumsindex erstellt werden. Dies passiert wieder bei der Menge vom ersten Produkt. Die Formel sieht so aus: „=$O8*(C$3+C$4)/($O$3+$O$4)“.

Man addiert also beide Indizies im Nenner und teilt durch die Summe der beiden Summenwerte für das Jahr.

Jetzt kopiert man die Formel wieder nach rechts, prüft per Checksumme, ob das Ergebnis stimmt und kopiert den ganzen Bereich in die jeweiligen Zeilen für die Produkte.

Durch die geschickte Nutzung der realtiven (und absoluten) Bezüge bleibt alles korrekt.

So könnte es aussehen… durch die Nutzung von zwei Indizies für die Planung ergibt sich ein durchaus komplexes Bild.

Finanzplanung mit Excel, Umsatzplanung 4

 

Jetzt nur noch den Umsatz errechnen

Der Umsatz errechnet sich als Produkt von Preis und Menge. Daraufhin werden noch Summen für die Jahre gebildet, die man einfach kopieren kann.

So hat man den Jahresumsatz für alle Warengruppen und Dienstleistungen.

Ich habe leider vergessen – so etwas passiert gern – für jede einzelne Warengruppe eine Umsatzzeile einzufügen. Das mache ich (über den Befehl Zeile einfügen) jetzt nachträglich.

Man kann jetzt auch Summen für die Gesamtumsätze mit Waren und Dienstleistungen und den gesamten Umsatz bilden.

Ausnahmsweise etwas formatieren!

Normalerweise sollte man erst zum Schluss formatieren. Durch Änderungen oder das Entdecken von Fehler, werden Bereiche immer wieder mal neu kopiert. Dann macht man die Formatierungsarbeit mehrfach.

Ich formatiere jetzt einfach indem ich… oben Zellen als Abstände einfüge, ganze Zeilen (und die Summenspalte) Fett mache und manche Zeilenhöhen größer. Ich etabliere Linien bei den Summen.

Das Zahlenformat ist eine einfache Dezimalzahl mit zwei Stellen und 1.000sender Trennzeichen.

Wer soweit gekommen ist, ist wirklich gut!

Finanzplanung mit Excel, Umsatzplanung 5

Step 2: Der Wareneinsatz und die Berechnung des Rohgewinns

Der Wareneinsatz sind die eingekauften Waren. Natürlich benötigt man auch einen Warenbestand.

Zum Wareneinsatz gehören in meine Kalkulationen auch mit dem Umsatz verbundene direkte Kosten. Das kann z.B. Verpackungsmaterial sein oder Versandkosten. (Genauso können bei den Umsätzen natürlich auch  Einnahmen im Versand entstehen).

Bei Dienstleistungen können natürlich auch direkte Kosten entstehen, die abhängig vom Umsatz sind (Reisekosten?). Diese werden oft an den Kunden weiter belastet – dann sind es wieder Umsätze. Es könnten hier auch Honorare für Dritte entstehen.

Die Umsätze versus Wareneinsätze und in Zusammenhang damit stehende Kosten und Erträge würde ich in gesonderten Kalkulationen darstellen!

Der Wareneinsatz kann häufig pauschal geplant werden und könnte z.B. 60% oder 50% des Umsatzes betragen.

Das Beispiel ist etwas ungeschickt gewählt, da es im Januar bereits Umsätze gibt, ohne dass vorher Ware bezogen wurde! Das werde ich einfach über den Wachstumsindex und den Saisonindex ändern, die man beide auf 0 setzt! Damit ist der Umsatz im ersten Monat auch 0 Euro.

Zur Vereinfachung werden die Waren immer einen Monat vorher bezogen – das ist vielleicht in der Praxis anders.

Den Wareneinsatz plant man am besten auf dem gleichen Tabellenblatt, wie die Umsätze!

Wenn man auf die Zelle C3 geht und über „Ansicht“, Fenster einfrieren wählt, kann man die obere Zeile und den linken Bereich einfrieren. Diese Bereiche links und oben sind dann immer sichtbar – auch wenn man nach unten scrollt.

Waren und Nebenkosten

Die einfache Form der Wareneinsatzplanung. Kauf im Vormonat mit einfachem prozentualen Anteil pro Warengruppe.

Finanzplanung mit Excel, Wareneinsatzplanung 1

Auch diese Formeln kann man einfach nach rechts kopieren. Man sollte jetzt sehr genau sein, da die Zellbezüge nicht mehr so eindeutig nah beieinander liegen und die Formeln Zeilen auch nicht mehr einfach kopiert werden können.

Zusätzlich zum Wareneinsatz können Nebenkosten des Verkaufes (z.B.Versandkosten) abhängig von der Menge oder dem Umsatz geplant werden.

Bei Dienstleistungen kann man z.B. eine Nebenkostenpauschale von 10% einplanen.

Die Nebenkosten beim Wareneinsatz und bei den Dienstleistungen kann man auf die Periode des Umsatzes beziehen.

Daraufhin summiert man alles und kann es formatieren.

ACHTUNG: Der Wareneinsatz des Dezember bezieht sich in diesem Modell natürlich auf den Januar des Folgejahres. Dieser Zellbezug muss manuell geändert werden.

St

Finanzplanung mit Excel, Wareneinsatz und Rohgewinn

Step 3 Umsatzsteuer und Vorsteuer auf Wareneinsatz

Die Berechnung der Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) auf die Warenverkäufe und der Vorsteuer auf die Einkäufe ist vergleichsweise sehr einfach.

Die Formeln für die Umsatzsteuer und die Vorsteuer sind jeweils: „=C36*Umsatzsteuer17“.

Einfach nach rechts kopieren, Summe bilden. Fertig.

Man könnte jetzt auch schon wissen, wie man beim Finanzamt veranlagt wird. Die Umsatzsteuer wird monatlich oder quartalsweise abgeführt. Dieses passiert später bei der echten Finanzplanung (im Cash-Flow).

Damit ist die Umsatzplanung, die Wareneinsatzplanung, die Planung des Umsatzsteuer (und der Vorsteuer im Material- und Wareneinsatz) und die Berechnung des Rohgewinnes abgeschlossen.

Das Ergebnis ist aufgrund des fehlenden Wareneinsatzes im Dezember noch falsch!

Finanzplan mit Excel erstellen, Umsatzplanung letzter Schritt

Step 4: Die Umsatzplanung auf 3 Jahre erweitern

Nu kann man den Bereich ab C1 bis zum Ende (im Beispiel O42) kopieren und rechts anfügen.

Das macht man zwei Mal für die Jahre 2019 und 2020.

Folgendes ist zu tun:

  1. Die Jahreszahlen oben ersetzen (2019 und 2020)
  2. Die Indizies angleichen. Saison und Steigerung. Die Steigerung sollte irgendwann auf 100 kommen.
  3. Die Mengen (hoffentlich mit einer Steigerung) für die Jahre anpassen.
  4. Die Formeln für die Berechnung der Mengen anpassen! Die Absoluten Bezüge zur Spalte „O“ müssen durch „AB“ bzw. „AO“ ersetzt werden. Dieser Punkt gilt für alle Bereiche, wo mit Bezug auf Indizies und die Jahresmenge geplant wurde.
  5. Für die letzte Periode den Wareneinsatz manuell schätzen.

 

So soll es in etwa aussehen. Jetzt kann man sich damit beschäftigen und in Ruhe die Umsätze planen, indem man Mengen und Indizies angleicht.

Finanzplanung mit Excel, Umsatzplanung 6

 

Step 5: Die Investitionsplanung und Abschreibungen

Für die Investitionsplanung benötigt man nun ein neues Tabellenblatt. Man kann beim Layout seines Investitionsplanes kreativ sein.

Da man hier nicht mit Pivot-Tabellen arbeitet, kann man vorgehen, wie man mag.

Ich gehe wie folgt vor:

Ich mache eine Liste der Investitionen, Anschaffungszeitpunkt und Abschreibungsbetrag in den nächsten drei Jahren.

Diese Liste sieht so aus:

Finanzplanung mit Excel, Investition und Abschreibung

Diese Liste zeigt die geplanten Investitionen, die Anschaffungspreise, Umsatzsteuer und die Abschreibungsbeträge der Jahre, für die in diesem Fall geplant wird.

B
2 ID Nummer
3 Status Optionales Feld für Filter
4 Bezeichnung Was wird gekauft
5 RE-Datum Das Datum der Rechnung (oder das Zahldatum, je nach Veranlagungsmethode)
6 Typ1Jahr =WENN(MONAT(B4)<7;1;0,5) Anschaffung im ersten oder zweiten Halbjahr
7 Netto Nettobetrag
8 Ums.St.-Satz Umsatzsteuersatz ( z.B. 19%
9 Ums.St. Berechnete Umsatzsteuer
10 Brutto Bruttopreis
11 Zeitraum Abschreibungszeitraum
12 Betrag1/letztesJahr =WENN(B5=1;B6/B10;(B6/B10)/2) Abschreibungsbetrag im ersten und letzten Jahr
13 Betrag =B6/B10 Abschreibungsbetrag der übrigen Jahre
14 Ende =WENN(C6=1;JAHR(C5)+C11;JAHR(C5)+C11+1) Endjahr der Abschreibung
15 2018 =WENN(B5=1;B6/B10;(B6/B10)/2) Abschreibungsbetrag im ersten und letzten Jahr
16 2019 =B6/B10 Abschreibungsbetrag der übrigen Jahre
17 2020 =B6/B10 Abschreibungsbetrag der übrigen Jahre
Grundsätzlich funktioniert das so:

Eine Investition hat immer eine bestimmte Nutzungsdauer, die vom Gesetzgeber vorgeschrieben ist. Der (Netto)-Anschaffungspreis wird durch die Anzahl der Nutzungsjahre geteilt und dieses ergibt den Abschreibungsbetrag.

Wenn man eine Investition in der zweiten Jahreshälfte tätigt, dann kann man im ersten Jahr nur die Hälfte der normalen Jahresabschreibung ansetzen. Der Abschreibungszeitraum verlängert sich um ein Jahr. Im letzten Jahr schreibt an wiederum die fehlende Hälfte ab.

Hier gibt es eine offizielle Tabelle der vorgeschriebenen Abschreibungszeiträume (weiter hinten findet sich die alphabetische Auflistung),

Summen bilden innerhalb der Liste

Man kann nun diese Liste weiter bearbeiten, indem man unter die Anschaffungsbeträge und die Steuer sowie am Ende bei den Jahren Summen bildet.

Die Umsatzsteuer (Vorsteuer) von Investitionen wird im ersten Jahr der Abschreibung berücksichtigt!

Abschreibungen sind Kosten (in der Plan-Gewinn-und-Verlustrechnung). Die Investitionen sinde Ausgaben. Später wird dieses bei der Berechnung der Finanzen im Cash-Flow zurück gerechnet.

Der Übertrag der Abschreibungen und der Umsatzsteuer auf die Investitionen erfolgt in diesem Modell halb manuell. Man muss dabei vorsichtig sein.

Ich komme später beim Übertrag der Werte auf diese Tabelle zurück.

Step 6: Personalkostenplanung

Nun macht man ein neues Tabellenblatt für die Personalkosten auf.

Hier erstellt man am besten eine einfache Liste, wobei jeder Mitarbeiter eine Zeile bekommt.

Natürlich kann man die Werte berechnen. Man kann sie aber auch einfach aus dem Internet aus Gehaltsrechnern ablesen.

Hier ist der Link zu so einem Gehaltsrechner: https://www.brutto-netto-rechner.info/gehalt/gehaltsrechner-arbeitgeber.php

Die Personalkosten und Sozialabgaben werden später in die Plan- Gewinn- und Verlustrechung übertragen.

Wenn man größere Personalbudgets plant, sollte man die Auswertung mit Pivot-Tabellen machen. Dort wird dann übersichtlicher ab wann welche Kosten genau entstehen.

Finanzplanung mit Excel, Personalkostenbudget

Step 7: Die Plan-Gewinn- und Verlustrechnung

In diesem Schritt baut man eine Tabelle auf, die dem Muster der Umsatzplanung entspricht.

Ich mache das so, indem ich das Blatt Umsatzplanung kopiere (rechte Maustaste am Tab-Reiter) und die Inhalte bis auf die Monate oben lösche.

Nun kann man diese Tabelle schrittweise füllen.

Übertrag der Umsätze und Wareneinsätze

In Zelle A3 schreibt man das Wort Umsatzerlöse, darunter Wareneinsatz, darunter Rohertrag.

Nun wählt man die Zelle „C3“ und tippt das Gleichzeichen „=“.

Nun wählt man die Umsatzplanung und dort den Januarwert (Zelle) des Gesamtumsatzes aus und drückt Return.

In der Zelle steht jetzt so etwas wie „=Umsatzplanung!C28“. Bei mir ist der Wert „0“, weil noch keine Umsätze stattfinden.

Den gleichen Vorgang wiederholt man entsprechend für die Wareneinsätze und den Rohertrag.

Man kann nun alle drei Zellen von C3 bis C5 markieren und nach rechts ausfüllen. Bis ans Ende des Jahres 2020.

So sieht das aus:

Finanzplan mit Excel, Plan GuV Schritt 1

Nun folgt der Block mit den Kostenarten.

Step 7: Kostenarten

Die Reihenfolge der Kostenarten folgt einem bestimmten Schema. Ganz genau ist das nicht vorgegeben. Vor allem nicht in einer Finanzplanung. Das Detail der verwendeten Kostenarten bestimmt man selbst. Ich empfehle jedoch z.B.  größere Marketingbudgets nach dem gleichen Muster auf anderen Tabellenblättern zu planen.

Die von mir aufgeführten Kostenarten und die Reihenfolge sind nur ein Beispiel! Die Kostenarten folgen natürlich dem Unternehmen, das man plant. Je nachdem, was man macht, werden bestimmte Kostenarten oder Kostenartenblöcke wichtiger (oder unwichtiger).

Damit man nicht vergisst, kann man sich andere Beispiele von Finanzplänen anschauen oder einen Kontenrahmenplan.

Als nächsten Schritt trage ich bereits die Formeln für die Gesamtsumme und die Jahressummen ein.

Jetzt sieht es so aus:

Finanzplan mit Excel, Plan GuV Schritt 2

 

Jetzt folgt ein größerer Arbeitsschritt, bei dem diese Tabelle gefüllt wird.

Übertrag der Abschreibungen

Der Übertrag der Abschreibungen erfolgt so, dass der Abschreibungsbetrag im Jahr einmalig in den Dezember eingetragen wird.

Man summiert in der Investitionsplanung zuvor die Abschreibungsbeträge für die Jahre.

Im Beispiel ist das noch relativ übersichtlich, da die Abschreibung für alle Jahre gleich ist. Man kann die Abschreibung per Zellbezug „automatisch“ eintragen – man muss aber aufpassen, dass man später in der Investitionstabelle nicht größere Änderungen macht!

Übertrag der Personalkosten

Die Personalkosten werden manuell aus den vorher errechneten Personalkosten übertragen.

Die Planung aller übrigen Kosten…

Die übrigen Kosten werden nach Erfahrungswerten, Recherche oder aufgrund anderer Vorabkalkulationen in die Tabelle eingetragen oder übernommen.

Wenn man die Tabelle gefüllt hat, kann es z.B. so aussehen:

 

 

Finanzplanung mit Excel, Gewinn- und Verlustrechnung Schritt 3

Step 8: Umsatzsteuer und Vorsteuer ergänzen

Jetzt kann man die bereits errechnete Vorsteuer und Umsatzsteuer der Umsätze und des Wareneinsatzes aus der Tabelle der Umsatzplanung übernehmen.

Dazu kommt die Vorsteuer aus den Kosten. Achtung: In den Personalkosten ist keine Umsatzsteuer enthalten. Der Umsatzsteuersatz ist auch nicht immer 19%. Allerdings sehr häufig. Ich rechne (aus Erfahrung) meist mit einem Vorsteuersatz von 17% auf alle Kosten, die Vorsteuer enthalten. Auch Mieten enthalten nicht immer Umsatzsteuer!

Formel für die Berechnung der Vorsteuer in den Kosten: =SUMME(C12:C28)*$B34 . In B34 steht der Hilfssteuersatz (geschätzt) von 17%.

Dann kommt die Vorsteuer auf die Investitionen hinzu. Diese wird im Zeitraum der Investition angerechnet. Das muss man manuell machen – oder man wählt für diesen Kalkulationszweck die Mitte oder das Ende des Jahres.

Die Summe der Vorsteuer abzüglich der vereinnahmten Umsatzsteuer ist der Umsatzsteuersaldo. Dieser kann negativ sein (zu zahlen) oder positiv (Erstattung).

Die Steuern werden für jeweils 3 Monate (ein Quartal) zusammengefasst.

Step 9: Weitere Unternehmenssteuern

Jetzt können die weiteren Steuern, die sich aus der Unternehmensform (Rechtsform) und dem Gewinn ergeben hinzu genommen werden.

Dieser Vorgang ist schwierig. Ich vollziehe ihn natürlich in ‚echten‘ Fällen und nutze eigene Formeln und berechne eine eventuelle Vorauszahlung. Dieses findet (und das ist empfehlenswert) in Zusa

In diesem Falle mache ich das nicht!

Das Gute: Bei der Planung für die meisten Gründer und Start-Ups fallen keine Unternehmenssteuern auf den Gewinn an, da oft in den ersten Jahren gar kein Gewinn oder nur wenig Gewinn erzielt wird.

Bei einer Personengesellschaft (oder Einzelunternehmung), wird der Gewinn über die Einkommenssteuer besteuert. Dieses wäre dann beim sogenannten persönlichen Bedarf zu berücksichtigen.

So sieht dann der untere Teil der Gewinn- und Verlustrechnung ergänzt um die Steuern aus.

Finanzplanung mit Excel, GuV, Steuern

 

Step 7: Der eigentliche Finanzplan

Wie in den Schritten zuvor kann man nun das Schema der Planung mit Jahren und Monaten in ein neues Arbeitsblatt kopieren oder eben die Kopie eines Arbeitsblattes machen.

Dann alle Inhalte bis auf die ersten beiden Zeilen löschen.

Bei der Finanzplanung geht es nun das erste Mal auch um Geldbestände – wenn man den Geld auf dem Konto hat.

Ganz oben etabliert man also die Konten Bank und Kasse oder der Einfachheit halber den Geldbestand.

In den Zeilen darunter kann man nun die Zu- und Abflüsse von Geldern eintragen.

Damit man nicht durcheinander kommt kann man immer ein „(+)“ für Mittelzufluss und „(-)“ für den Mittelabfluss eintragen.

So soll das in etwa aussehen:

Finanzplanung mit Excel, Cash-Flow 1

Jetzt müssen natürlich die Wert eingetragen werden. Bzw. übernimmt man die Werte jetzt aus den anderen Tabellenblätter (also der Gewinn- und Verlustrechnung. Dabei sollte man sich konzentrieren! Es können dabei leicht Fehler passieren. Denkt genau dran, was Ihr macht, ob das Ganze Plus oder Minus ist usw. …

Los geht es mit dem Gewinn aus der Gewinn- und Verlustrechnung in der Zelle G5. Dieser bezieht sich auf die Gewinn- und Verlustrechnung.

Im Beispiel ist das folgender Bezug: =’Plan GuV‘!C34

Alle anderen Bezüge werden entsprechend hergestellt.

TRICK: Bei den Zahlen, die im Finanzplan (Cash-Flow) abgezogen werden, könnt Ihr beim Bezug gleich ein „Minus-Zeichen“ voranstellen. Dann braucht man später nur noch eine Summe zu bilden.

Wenn man die Summe gebildet habt (nicht den Geldbestand einbeziehen), dann erhält man den Cash-Flow.

Der Cash-Flow ist die Summe bzw. der Saldo aller ein- und ausgehenden Geldmittel in einer Periode. Alternativ entspricht dieses der Differenz des Geldbestandes am Anfang und am Ende der Periode.

Wenn man den Cashflow (oft ist der negativ) mit dem Geldbestand der Anfangsperiode addiert, erhält man den Geldbestand am Ende der Periode.

Im Beispiel steht dieser in der Zelle „C18“.

Jetzt kann man einen einfachen Zellbezug in D3 herstellen – und zwar auf die Zelle C18. So hat man den Anfangsbestand.

Die übrigen Zellen der Finanzbewegung kann man nach rechts kopieren. Ebenso den Cash-Flow und auch den Endbestand.

Jetzt hat man ein Muster!

 

Finanzplan mit Excel, Cash-Flow 2

Dieses Muster kann man auf dem üblichen Weg mit dem kleinen schwarzen Kreuz nach rechts kopieren.

ACHTUNG: Beim Jahresübergang hat man ein Lücke zu überwinden. Hier muss der Anfangsbestand aus dem Dezember manuell übernommen werden!

Finanzplan mit Excel - Cashflow Schritt 3 Lücke beim Jahreswechsel

Achtung: Den Januar kann man nicht einfach nach rechts weiter kopieren. Hier muss man die eben erstellte Lücke für die Jahressumme erst wieder kleiner machen, damit sich der Anfangsbestand auf den Januar bezieht. Dann kann man das Muster aber komplett für das Folgejahr übernehmen (ganzen Bereich markieren und kopieren).

Jetzt kann man für den mittleren Bereich – also alles das, was der Geldfluss ist – die Jahressummen bilden. Man erhält dann den Jahres-Cash-Flow.

Finanzplan mit Excel, Cashflow Jahressummen

Step 8: FERTIG, ODER? Nein, es geht von vorn los!

Jetzt ist man im Grunde fertig. Aber!: Diese Unternehmung erscheint nicht wirtschaftlich. Es werden über drei Jahre Verluste gemacht.

In keinem Monat gibt es Gewinne.

Jetzt beginnt die eigentliche Arbeit an den Stellschrauben dieses Planes zu drehen.

Step 9: Option Entnahmen und persönlicher Bedarf

Für Personengesellschaften berechnet man einfach einen monatlichen Bedarf aus den privaten Kosten, die man so hat auf einem gesonderten Tabellenblatt. Diesen Betrag (der kann auch schwanken), trägt man als Entnahme in den Cash-Flow ein.

Step 10: Finanzbedarf und Finanzierung

Das hier ohne besonderen Hintergrund erstellte Unternehmens-Start-Up benötigt natürlich eine Finanzierung. Also muss man einen Bankkredit mit Auszahlung und Tilgung sowie Zinskosten in das Modell einarbeiten oder das Unternehmen anders finanzieren (Sponsoren, Gesellschafter, Stiftungen, öffentliche Mittel usw.).

Die Finanzierungen werden dann ebenso dokumentiert und in den Cash-Flow (Finanzplan) integriert.

Step 11: Gruppierung und Formatierung

Jetzt kann man Gruppierungen in Zeilen und Spalten für eine bessere Übersicht erstellen.

Das geht so: Man selektiert die Spalten von C bis N (z.B. bei der Umsatzplanung) und klickt dann auf dem Reiter für „Daten“ auf das Symbol für Gruppierung+ . Darauf erscheint oben über den Spaltenüberschriften ein Gruppierungssymbol (Balken). Man kann alle Monate ausblenden. Das macht man jetzt für alle Jahre.

Links oben ist eine kleine 1 und eine 2 für die Gruppierungsebenen. Dort kann man einfach alles auf einmal eine Ebene zurück schalten oder (mit der 2) alles wieder einblenden.

So wird aus der unübersichtlichen großen Planung eine kleine, feine Übersicht. Nur solche Übersichten gehören übrigens in den Businessplan – der Rest (mit allen Monaten) gehört in den Anhang.

Finanzplanung mit Excel, letzte Schritte

Dieses macht man nun mit allen Datenblättern (Umsatzplanung, GuV, CashFlow).

Nun folgt einer der schlimmsten Schritte! Die Formatierung für den Ausdruck (Seitenumbrüche).

  1. Bitte die Seitenränder auf „eng“ einstellen.
  2. Jetzt eventuelle Kopf- und Fußzeilen einfügen (Firmenname, Umsatzplanung usw., Seite 1 von X)
  3. Eventuell die Seitenränder (für die Seitenüberschriften verbreitern (oben, unten)
  4. Ich empfehle in jedem Fall den Druckbereich festzulegen. Alles markieren, was gedruckt werden soll und und im Reiter Seitenansicht den Druckbereich festlegen.
  5. Als Drucktitel für die Zeilen „1:1“ und für die Spalten „A:A“ wählen.
  6. Wichtig: Die Spalte nach! der ersten Jahressumme markieren und dort einen Seitenumbruch einfügen. Genauso nach der zweiten Jahressumme. Genauso mit Zeilen.
  7. In den meisten Fällen Querformat wählen.
  8. Eventuell die Skalierung beim Ausdruck verkleinern (bei 8Punkt Schrift ist 80% noch lesbar).
  9. Das Ergebnis im Seitenlayout anschauen.
  10. Prüfen. Manchmal zeigt Excel weitere Seiten an, als die die gedruckt werden.
  11. Das Blatt (nicht die Arbeitsmappe) als PDF speichern. Oder ‚in PDF drucken‘ (wenn man einen PDF-Druckertreiber o.ä. hat).
  12. Ergebnis anschauen.
  13. Drucken.

Man muss sagen, dass die Druckfunktionen für komplexe große Tabellen in Excel einen ganzen Schulungstag einnehmen könnten. Man sollte seine Datei unter neuem Namen speichern und einfach in Ruhe probieren. Dann wird es schon gehen… Wenn es nicht klappt, gibt es Berater und Consultants, wie z.B. mich.

 

 

Ich hoffe, Euch hat diese Erklärung weiter geholfen. Wie gesagt! Dieses ist nur eine beispielhafte Vorgehensweise, die ich aber in der Praxis schon vielfach angewendet habe. Sie funktioniert und überzeugt auch Bankberater. Für Gründungszuschüsse ist diese Form der Planung schon recht komplex… aber dafür umso mehr überzeugend.

Es gibt nicht nur eine Herangehensweise an die Finanzplanung! Die Herangehensweise sollte auch immer die Struktur und Arbeitsweise und die angestrebte Finanzierung der Unternehmung berücksichtigen.

Vorlage für einen Finanzplan über 3 Jahre in Excel

(für eventuelle Fehler übernehme ich keine Haftung)

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Winfrid Tiede
Unternehmensberater
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