7. Finanzplanung und Buchhaltungssysteme im Zusammenspiel

Excel Finanz

Wie wirken Finanzbuchhaltung und Planung (in Tabellenkalkulationen) zusammen… eher für kleine bis mittelständische Unternehmen…

0. Vorbemerkung

Es gibt sicherlich Controller, die bei der Lektüre dieser Zeilen gelangweilt gähnen. Das sind die, die mit aktuellen (und tatsächlich guten) Softwaretools wie Microsoft Power BI in Verbindung mit aufwändig gestalteten Planer-Tools, wie z.B. Power Planner – natürlich in Verbindung mit leistungsstarken Finanzbuchhaltungssystemen. Darum geht es mir hier nicht!

Vielmehr richten sich diese Zeilen eher an kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Buchhaltungsdaten mit ihrer Planung abstimmen wollen.

1. Die Problemstellung: Finanzplanung und Buchhaltungssoftware

Es gibt ja Finanzbuchhaltungssoftware „von bis“. Also von Lexware und einfachen Cloudlösungen über Datev bis zu den SAP-Lösungen. (Fast) alle diese Buchhaltungsprogramme sind in erster Linie dazu da, zu „buchen“: also die normale tägliche Buchhaltung erledigen und Monatsabschlüsse usw. liefern.

Als nächsten Schritt besteht bei vielen dieser Programme auch die Möglichkeit, Plandaten in das System zu schreiben (nicht Rechnen, sondern schreiben = tippen) und dann PLAN-IST-Reports zu erstellen. Das funktioniert je nach Software auch auf Kostenstellen und Kostenträger herunter gebrochen.

Die Praxis der Budgetierung – wie auch immer man sie macht – erfordert aber eine Art Übersicht. Ich nehme jetzt mal die Details von Kostenstellen (und Kostenträgern) raus und denke nur an eine kleine Firma. Auch hier wird man sicher die Umsatzvorschau mit den verbundenen Materialeinsätzen, Personalplanung usw. in einer Tabellenkalkulation anfertigen und wünscht sich diese in einer übersichtlichen, präsentierbaren Tabelle.

Genau diese Übersichtsform stellt aber keine „Daten“ im Sinne einer Datenbank und im Sinne der Buchhaltungssoftware dar, sondern eine aggregierte Information. Hier liegt die Herausforderung.

Die Herausforderung äußert sich z.B. in solchen Fragen, wie sie jüngst ein Mitglied der Excel-FAQ-Gruppe in Facebook stellt… LINK.

2. Auswertungen aus der Buchhaltung – Übertrag in Excel

Der erste Schritt wäre – das ist meine Herangehensweise an das Problem – erst einmal zu ergründen, wie denn überhaupt Daten aus der Buchhaltungssoftware heraus kommen. Mit den Buchhaltungsdaten (also die Buchungssätze) kann man in Excel nichts anfangen. Die Reports aus Buchhaltungssoftware sind oft schon grafisch aufgearbeitet – auch wenn sie in Excel-Format ausgegeben werden (gutes Beispiel Lexware). Es handelt sich nicht um Daten, sondern um „Informationen“. Erster Schritt also: Einen Report aus dem Buchhaltungsprogramm ändern oder anfertigen, bei dem die zusammengefassten Informationen in einer Art Tabellen-Daten-Format heraus kommen (also Spaltenüberschriften und Datensätze). Bei ganz kleinen Unternehmen mit wenig angesprochenen Konten lohnt sich ein gesonderter Report nicht – hier kann man auch (z.B. einmal im Monat) die wenigen Zahlen in Excel in der richtigen Form aufbereiten (das sollte in ca. 10 Minuten machbar sein).

Was ist die richtige Form?

Ziel ist es, aggrerierte Informationen aus der Buchhaltungssoftware in Excel in eine geordnete Datenstruktur zu bekommen.

Diese Datenstruktur kann z.B. so aussehen:

TYP / KOST-ERTR.   /   KOSTENARTENGRUPPE(übergeordnet zu Konto)   /   KONTO  /  MONAT   /   JAHR   /   BETRAG   /   optional KOSTENSTELLE usw.

Die Daten wären dann:

IST / Kosten   / Werbung   /   Mediaschaltung, Internet   /  Januar   / 2016   /   2943,50 Euro   /   Marketing

oder für Erträge:

IST / Erträge   /   Warenverkauf   /   Accesoires   /   Januar   /   2016   /   1.526,00 Euro   /   Sales

Solche aggregierten Daten pro Konto bzw. Kostenart und Kostenartengruppe lassen sich z.B. aus Lexware einfach exportieren (und was in Lexware geht, geht natürlich auch in Datev und SAP  – und so 😉 ).

Diese Daten kann man wunderbar mit einer Pivot-Tabelle auswerten und sich so sehr gute Übersichten und Grafiken erstellen. Die Daten können monatlich ersetzt oder ergänzt werden, so dass die Excel-Auswertung der IST-Zahlen im Finanz-Controlling auch den Buchhaltungszahlen entspricht. …das war einfach!

3. Planung in Excel

Wenn man sich jetzt eine Pivot-Tabelle erstellt, welche (zunächst) auf Zwischensummen versichtet, sondern wirklich nur die Jahressummen (des Vorjahres und des laufenden Jahres bis zum abgeschlossenen Monat) für die Konten ausgibt, dann kann man rechts neben den Summen eine ‚manuelle‘ Planung für jedes einzelne Konto erstellen… also „von Personalkosten bis Büromaterial und Kosten des Geldverkehrs“ usw. …

Kopiert man nun die Spalte der übergeordneten Datenfelder (Kosten bzw. Erträge, Kostenart) und das Konto in den Datenbereich, ergänzt das Ganze um das Wort „PLAN“ in der Spalte ganz links und kopiert dann noch die richtigen geplanten Beträge daneben, so hat man eine Jahresplanung im Datenmodell. Nun kann man das Jahr (z.B. 2017 oder 2018) ergänzen und trägt als Monat „ALL“ oder Ähnliches ein.

Anders ausgedrückt: Man schafft sich eine Auswertung der Buchhaltungsdaten, die fast der Datenstruktur entspricht und kann so – die Vorjahreszeiträume im Blick – die Planung für die Folgejahre vornehmen, die man dann als PLAN-Daten ins Datenmodell kopiert.

War das nachvollziehbar? … wenn nicht – hier ist meine E-Mail-Adresse: post@winfridtiede.de

4. Plötzlich diese Übersicht

Das geht nun: Wenn man die Plandaten (über das ganze Jahr oder auch verteilt auf Monate) nun im Datenmodell hat (> also in der Datentabelle, die der Exportstruktur der Finanzbuchhaltung entspricht), kann man regelmäßig Übersichten erstellen, die einen Abgleich und Differenzen von PLAN und IST aufzeigen. Wer mit Pivot geübt ist, dann diese nach Kostenarten, Konten und Kostenstellen anordnen – eben die Datenfelder, die man bei der Planung berücksichtigt hat (bzw. die die Buchhaltungssoftware über die eigens definierten Reports ausgibt).

5. Write it back

In den mir bekannten Praxisfällen (und ich habe schon einige erlebt) werden die Plandaten nicht in die Finanzbuchhaltung zurück geschrieben. Der Grund dafür ist einfach!: Wenn man die notwendigen Zahlen aggregiert aus der Buchhaltung exportiert und in Excel plant, dann hat man mit Excel ein flexibles Auswertungstool – und auch ein Darstellungstool. Zumindest sollte das für kleine und mittelständische Unternehmen reichen! Es gibt also keinen Grund die Plandaten im Finanzbuchhaltungssystem zu haben.

Wenn man die Daten wirklich in die Finanzbuchhaltung zurück schreiben will, dann wird sollte man vorher prüfen, in welchem Format ein Import von Plandaten vorgesehen ist – das ist ja logisch. In vielen Fällen wird man nicht darum herum kommen, die Zahlen manuell ins System zu geben. Solange man auf Jahresbasis plant, ist das eine überschaubare Arbeit – Planungen auf monatlicher Basis, die auf Konten herunter gebrochen sind in Systeme manuell einzugeben wäre etwas müßig und langwierig.

6. Größere Unternehmen und Prozesse

In größeren Unternehmen werden Plandaten tatsächlich eher im Finanzbuchhaltungssystem oder in sehr strukturierte (Excel-)Formulare eingetragen. Das muss so sein, da offene, flexible Planungssysteme mit Excel bei vielen Kostenstellenverantwortlichen nicht mehr funktionieren würden. Die Planung findet also per Kalkulation (oft in Excel) in eigenen, individuellen Modellen in den Kostenstellen statt und wird dann erst standardisiert in die Finanzbuchhaltung integriert.

 

Einen ’spannenden‘ und gut erklärten Ansatz beschreibt auch dieser Artikel: https://www.excelcraft.com/planning04.html

Bestimmt kann es dazu Diskussionen geben… – dieser kurze Artikel beschreibt daher nur einen Ansatz. In der Praxis wird sich der Prozess je nach Firma, Organisationsstruktur und genutzter Buchhaltungssoftware unterscheiden.

Wichtig ist!: Eine professionelle Finanzplanung findet am Ende auch in einer Datenbankstruktur statt – und nicht auf einem ganz normalen Excel-Sheet.

Sobald ich mehr Zeit habe, werde ich den Artikel um ein paar Bilder und Grafiken ergänzen.

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winihh
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