10. PowerPivot : Gut, sinnvoll oder nicht?

PowerPivot

Relationale Datenbankbeziehungen und berechnete Felder mit Pivot-Tabellen. Das bietet PowerPivot. Ist das die Lösung?

Seit der Office-Version 2010 gibt es in Excel ein AddIn namens PowerPivot. Um genau zu sein. Es gibt dieses AddIn aktuell nur noch für Office 365-User im Businessbereich mit ProPlus-Version oder höher. Also nicht für 5 Euro, nicht für 9 Euro, sondern für 12,95 pro Monat.

Das kann bzw. soll PowerPivot

Wenn man ganz genau ist, hat PowerPivot eigentlich gar nichts mit Pivot-Tabellen zu tun, sondern mit der Erweiterung von Excel bezüglich der Verknüpfung von Tabellen. Wenn man (über Optionen, AddIns, Com-Addins -… ACHTUNG: nicht auf dem Mac!), das AddIn erfolgreich installiert hat, dann kann man in Excel nicht nur Tabellen (die als Tabellen formatiert sind) über eine 1:n-Beziehung miteinander verknüpfen, sondern kann diesen Tabellen quasi ‚virtuell‘ im Hintergrund berechnete Felder hinzufügen.

Bestes Beispiel:
Tabelle 1 heißt Produkte und beinhaltet die Preise, Tabelle 2 beinhaltet die ProduktID (Primärschlüssel) und die Anzahl verkaufter Produkte an einem Tag (o.ä.). Die Tabelle 2 (also die Umsätze) kann nun durch ein Feld ‚virtuell‘ erweitert werden, welches die Anzahl aus Tabelle 2 mit dem Preis der verknüpften Tabelle 1 multipliziert. Das ergibt dann den tatsächlichen Umsatz (Geld).

Das funktioniert auch mit Datumswerten, so dass berechnete Felder (z.B. =MONAT([Datum])) nicht mehr in die Datentabelle angehängt werden müssen, sondern eben in einer virtuellen Tabellenerweiterung im PowerPivot-AddIn stattfinden.

Die Auswertung (also z.B. Umsatz pro Monat als Summe und Gesamtumsatz) findet in einer ganz normalen Pivot-Tabelle statt. Hier stehen dann aber die Felder „Monat“ und vor allem „Umsatz“ als berechnete Felder für die Auswertung zur Verfügung.

Die notwendigen Schritte in aller Kürze:

  1. 2 Tabellen anlegen. Beide mit eindeutiger ID. Zweite Tabelle mit ID-Bezug auf die Primärschlüssel-ID von Tabelle 1.
  2. Tabellen als Tabelle formatieren und mit Namen versehen.
  3. Beziehung herstellen.
  4. Tabelle 2 virtuell erweitern um berechnete Felder. (Datenmodell erweitern)
  5. Pivot-Tabelle erstellen, die dann mit den berechneten Feldern arbeiten kann.

Die Vorgehensweise ist hier etwas verkürzt dargestellt – aber warum sollte ich das wiederholen, was andere in tollen Videoblogs schon lange vor mir dargestellt haben: https://www.youtube.com/playlist?list=PLRvJRREE9cUndrlA0agEJ34zLPCbmb656 .

Der Praxistest

Ich habe mir eine Testversion von Office 365 ProPlus auf meinem Windows 10 unter Parallels auf dem Mac installiert und ein ganz einfaches Beispiel erstellt. Dabei ist das Addin PowerPivot während der Erstellung ca. 4 Mal abgestürtzt, bis ich Erfolg hatte. D.h. ich habe ganz langsam und Schrittweise die 5 Schritte (s.o.) erledigt… bei Step 4 und Step 5 passierten die Abstürze. Das kann ja jetzt daran liegen, dass ich auf dem Mac mit Parallels arbeite – es kann aber auch daran liegen, dass dieses AddIn einfach nicht so toll ist.

Tatsächlich – und das ist toll! – funkionierte der Test dann ja doch. Wer also darauf aus ist, eine kleine Warenwirtschaft oder einfache Tabellenverknüpfungen in Excel zu machen… oder wer sich die Erweiterung von Ursprungs(daten)tabellen mit Formeln wie (Monat/Jahr) aus dem Datum ersparen möchte, für den ist PowerPivot ein guter Ansatz.

In einem zweiten Test (gleiche Sache) hat es übrigens ohne Absturz funktioniert. Da hatte ich dann mal Windows neu gestartet.

PowerPivot funktioniert (Stand Mai 2017) nicht auf Office 365 für den Mac und auch nicht auf den Standard-Business-Editions!

Bewertung – völlig subjektiv 😉

Mit den Funktionen „Als Tabelle formatieren“, der aktuellen Form von Namen für Tabellen, mit den Beziehungen zwischen Tabellen und der virtuellen Tabellenerweiterung „PowerPivot“ ist Excel wirklich einen Schritt weiter.

In der Praxis von Unternehmen kommen Daten aber (hoffentlich) aus Datenbanken. Zum Beispiel aus Kassensystemen. In vielen Unternehmen wird es einfacher sein, Reports aus diesen Kassensystemen zu exportieren und dann in Excel auszuwerten. Ein berechnetes Feld wie „Umsatz“ befindet sich dann (hoffentlich) im Report. Für die Erfassung von Daten ab einer bestimmten Größenordnung (also über 1.000 Datensätze o.ä.) wird man ohnehin Access oder eine andere Datenbank benutzen. Dort lassen sich Vorabberechnungen (also Umsatz oder Monat aus Datum) ohnehin viel schneller bewerkstelligen.

PowerPivot ist also kein Pivot-Tool, sondern eine Erweiterung der Tabellen-Beziehungsfunktionen von Excel. PowerPivot ist schick und hier und da sicher hilfreich. Profis werden am Ende aber mit Datenbanksystemen arbeiten.

 

Winfrid Tiede
Unternehmensberater
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